Hjem Rapporter Rapporter 2017 Etikk og varsling – Skien kommune

Etikk og varsling – Skien kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 72/16 og 3/17. Formålet er å bidra til kommunens kontinuerlige arbeid på området.

Vi har undersøkt følgende problemstillinger:

  • Hvordan arbeider kommunen og foretaket for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen? Herunder:
    • Har kommunen og foretaket tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger?
    • I hvilken grad er tiltakene fulgt opp?
  • Har kommunen og foretaket lag til rette for at ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven?

Arbeid med etikk

Kommunen har etiske , og etikk inngår i opplæringen til nytilsatte. Kommunen følger opp de etiske retningslinjene ved at sanksjonsmulighetene blir benyttet. Det er også tiltak på kommunalområdene, og mange ansatte har drøftet etiske problemstillinger på egen arbeidsplass. En bør likevel jobbe mer systematisk, kanskje særlig innen kommunalområdet byutvikling, drift og kultur.

Skien Fritidspark KF har gjennom å bruke kommunens etiske retningslinjer et tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen. De har tiltak for å sikre at nytilsatte får informasjon om retningslinjene. Retningslinjene er fulgt opp ved at sanksjonsmulighetene blir brukt. Fritidsparken bør imidlertid tilpasse de etiske retningslinjene til fritidsparkens organisasjon og behov. Fritidsparken har en del tiltak både overfor styret og ansatte, men bør sikre et mer systematisk arbeid. Det etiske arbeidet bør omtales i årsmeldingen.

Varsling om kritikkverdige forhold

Kommunen har varslingsrutiner, og har gjennom disse tiltak som legger til rette for at ansatte kan varsle i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven. Våre undersøkelser viser imidlertid at rutinene i større grad bør synliggjøre fremgangsmåten ved varsling og hvordan varsel skal håndteres. Kommunen bør sikre at rutinene er bedre kjent, og at de som skal motta varsel er kjent med hvordan varsel håndteres. Kommunen bør treffe tiltak for å sikre at dokumentasjon av varslingssaker blir bevart i samsvar med arkivreglene. Kommunen har flere tiltak for å sikre en kultur for varsling. Våre undersøkelser viser at dette arbeidet kan forsterkes, slik at enda flere opplever at det er greit å komme med kritiske ytringer internt og kunnskapen om varsling økes blant de ansatte.

Fritidsparken legger kommunens varslingsrutiner til grunn, men disse må tilpasses fritidsparken. Også for fritidsparken kan rutinene i større grad synliggjøre fremgangsmåten ved varsling, hvordan varsel skal håndteres og hvordan dokumentasjonen bevares. En bør også sikre at rutinene er bedre kjent blant de ansatte.

Anbefalinger

Kommunen bør:

  • vurdere tiltak for å sikre at det arbeides systematisk med etikk i hele organisasjonen,
  • sikre at varslingsrutinene gir dekkende beskrivelser av saksbehandlingen og at eventuelle forventninger om anonymitet og tilbakemeldinger avklares,
  • treffe tiltak for å sikre bevaring av dokumentasjon av varslingssaker i tråd med arkivreglene,
  • arbeide kontinuerlig med informasjon/opplæring om varsling, særlig til dem som er definert som mottakere av varsel.

 

Foretaket bør:

  • tilpasse de etiske retningslinjene til foretaket, og sørge for behandling i styret,
  • vurdere tiltak for å sikre at det arbeides mer systematisk med etikk,
  • omtale arbeidet med etikk og varsling i årsmeldingen,
  • tilpasse varslingsrutinene til foretaket,
  • sikre at varslingsrutinene gir dekkende beskrivelser av saksbehandlingen og at eventuelle forventninger om anonymitet og tilbakemeldinger avklares,
  • treffe tiltak for å sikre bevaring av dokumentasjon av varslingssaker i tråd med arkivreglene,
  • arbeide kontinuerlig med informasjon/opplæring om varsling, særlig til dem som er definert som mottakere av varsel.

Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i Skien 2. juni 2017. Du kan lese rapporten her: TKR-rapport 706050 Etikk og varsling Skien kommune