Hjem Rapporter Rapporter 2017 Husleiekontrakter – Tinn kommune

Husleiekontrakter – Tinn kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 18/17, og har følgende problemstilling:

I hvilken grad har Tinn kommune betryggende kontroll ved innleie og framleie av flyktningeboliger? Herunder vurdering av

  • ansvar og fullmakter til å inngå leiekontrakter,
  • anskaffelsesprosess,
  • dokumentasjon og oppfølging av leieforholdene, og
  • arkivering og journalføring av leieavtaler.

Funn og konklusjoner

Vi mener at Tinn kommune ikke har hatt betryggende kontroll ved innleie og framleie av flyktningeboliger.

Kommunestyrets overordnede føringer i boligsosial plan som sier at flyktninger som hovedregel skal leie bolig selv, er ikke fulgt.

Det er inngått leieavtaler på vegne av kommunen i sort omfang. Det er motstridende oppfatninger om hvem som har hatt fullmakt til inngå slike avtaler og hvem som har hatt informasjon om at avtalene var inngått.  Økningen i antall flyktninger som skulle bosettes samt økte utgifter til å leie boliger, burde ha medført økt oppmerksomhet mot ansvarsområdet fra kommuneledelsens side, og at kommunen burde ha oppdaget og stoppet denne praksisen tidligere.

Anskaffelsene av de aktuelle leiekontraktene er ikke gjort i samsvar med de reglene om offentlige anskaffelser som gjaldt da kontraktene ble inngått. Kommunen har ikke sikret konkurranse, og har ikke sikret gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, i og med at anskaffelsesprosessene ikke er dokumentert.

Kommunen ikke hatt retningslinjer eller mal for leieavtaler med utleiere. Vi mener at det er uheldig. En felles mal kunne ha sikret kommunen bedre avtaler og ført til en mer enhetlig leiepraksis.

Det er inngått avtaler mellom utleiere og kommunen som regulerer ansvaret for vedlikehold og erstatningsoppgjør på forskjellige måter. Vi har sett eksempler på formuleringer som skaper uklarhet rundt omfanget av forpliktelsene, og formuleringer som kan føre til at kommunen påtar seg et større ansvar enn det som følger av husleieloven. Kommunen skal sørge for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesskapets ressurser, og bør ikke akseptere dårligere avtalevilkår enn det som følger av husleieloven.

Kommunen har hatt store utgifter til å utbedre skader/vedlikeholde leieboliger. Kommunen har ikke hatt rutine for å få en uavhengig vurdering av omfang av eller kostnad på skadene/vedlikeholdsbehovene. I noen tilfeller har kommunen latt utleiernes egne firma gjøre utbedringsarbeidene. Kommunen har ikke innhentet anbud. Det er fare for at kommunen ikke har fått konkurransedyktige betingelser på de tjenestene de har kjøpt, og for at det er betalt for utgifter som ikke vedkommer kommunen.

Kommunen har ikke fulgt opp leietakerne i tilstrekkelige grad. Dette har ført til at leietakere ikke har blitt fakturert for husleie, og at kommunen har tapt inntekter.

Avtalene som dokumenterer leieforholdene er ikke arkivert eller journalført slik loven krever.

Anbefalinger

Vi mener at kommunen bør

 

  • Utarbeide strategier og retningslinjer for leie av boliger.
  • Klargjøre myndighet til å inngå leieavtaler.
  • Sikre at regelverk om anskaffelser, arkivering og journalføring følges.

Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 14. juni 2017. Du kan lese rapporten her: TKR-rapport 726 018 Husleiekontrakter i Tinn