Hjem Rapporter Rapporter 2017 Byggjesakshandsaming i Vinje kommune

Byggjesakshandsaming i Vinje kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Vinje, jf. sak 12/16.
Vi har undersøkt følgjande problemstillingar:

  • I kva grad blir arealet i Vinje kommune forvalta i samsvar med gjeldande planverk?
  • I kva grad sikrar Vinje kommune forsvarleg sakshandsaming av byggjesøknadar?
  • I kva grad bidrar Vinje kommune sitt internkontrollsystem til å redusere risikoen for korrupsjon i handsaminga av byggjesaker?
  • Kva er status i Vinje kommune sitt arbeid med tilsyn med byggjesaker?

Resultat av kontrollen

Forvaltning av arealet

Våre funn tyder på at Vinje forvaltar arealet i samsvar med gjeldande planverk, men ikkje har fullgod oversikt over vedtak i dispensasjonssaker.

Vinje fekk om lag 300 byggjesøknadar i 2016, og ga løyve ved dispensasjon i 14 saker. Det tyder på at Vinje som hovudregel unngår dispensasjonsløyver i saker om byggjetiltak.

Vinje har ikkje ei etablert rutine for å registre verken løyver eller avslag i dispensasjonssaker i kvar areal- og reguleringsplan. Vi tilrår at kommunen lagar ein slik rutine, slik at ein over tid kan byggje opp ein historikk over dispensasjonsvedtak knytt til kvar plan. På sikt vil det gi nyttig informasjon om den enkelte plan er eit godt styringsverktøy for å tryggje fellesskapet sine interesser og den enkelte sine ønskjer og behov.

Forsvarleg sakshandsaming

Vi gjorde ein stikkprøvekontroll av handsaming og vedtak i dispensasjonssaker, og fann få feil. Vi har likevel nokre merknader:

Vinje har tiltak som sikrar tilgang til generell informasjon om gjeldande planar, byggjeprosessar og byggjesakshandsaming på eigne nettsider. Byggjesakshandsamarane er tilgjengelege på telefon, på e-post og i møte. Dei brukar mykje tid på å gi skreddarsydd rettleiing. Vi ser at denne arbeidsforma kan ver nyttig sidan folk får hjelp til å lage fullstendige og realistiske søknadar. Samstundes gir den risiko for at rettleiinga endrar seg til konkret rådgiving eller sakshandsaming. Det kan stillast spørsmål ved om dette er effektiv og forsvarleg sakshandsaming.

Vinje inviterer sjeldan til førehandskonferanse. Vi legg til grunn at førehandskonferansar kan medverke til meir føreseieleg sakshandsaming for innbyggjarane og meir effektiv sakshandsaming i kommunen.

Arbeidsforma i kommunen, der tilsette arbeider i stor grad aleine med sakene og bygger på eigen erfaring, sikrar ikkje sikrar godt nok at saka er tilstrekkeleg utgreidd.

Det er uklart om Vinje har delegert mynde til byggjesakshandsamarane skriftleg, slik delegasjonsreglementet krev. Det bør kome på plass.

Vinje har eigne vedtaksmalar. Det synest å vere eit godt tiltak.

Vinje kommune har ikkje sjekklister for klagesakshandsaming.

Beskrivinga av kommunen sin praksis i klagesakshandsaminga ser ut til å sikre krava i lovverket. Vi tilrår at kommunen vurderer om det er behov for ei sjekkliste for dette arbeidet.

Redusere risikoen for korrupsjon i byggjesaker

Vinje kommune har etiske retningsliner, og tiltak for å auke bevisstheita om etiske problemstillingar i byggjesakshandsaminga.

Arkivtenesta har gjort ei risikovurdering av sitt ansvarsområde, og desse vurderingane dekker nokre delar av byggjesakshandsaminga i kommunen sitt sakshandsamingssystem ePhorte. Det er ikkje gjort risikovurderingar av byggjesakshandsamarane sitt ansvarsområde og arbeidsoppgåver.

Vinje har retningsliner for å avgrense rolleblanding og unngå ytre påverknad, under her rutinar for å vurdere habilitet. Byggjesakshandsamarane vurderer eigen habilitet, og unngår å handsame saker der dei er inhabile. Både einingsleiar for Organisasjon, arkiv og IKT (OAI) og dei tre byggjesakshandsamarane driv privat verksemd i tillegg til arbeidet i kommunen. To av dei har nemnd dette munnleg for nærmaste leiar. Berre einingsleiar sin habilitet er vurdert. Verken vurderingar av habilitet eller stadfesting av inhabilitet blir dokumentert.

Ved fordeling av byggjesaker vil loggføring av nye søknadar og nye dokument i eksisterande saker vere eit viktig kontrolltiltak. Loggføringa vil sikre at desse oppgåvene er sporbare i ettertid. Alle dokument som blir lagt inn i ePhorte og alle saker som blir overført frå ein person til ein annan i ePhorte, blir automatisk registert med tidspunkt og namn på registrator. Hovuddelen av slike dokument blir handtert av Arkivtenesta. Nokre dokument ligg utanfor dette systemet. Dette gjeld til dømes inn- og utgåande e-postar. Byggjesakshandsamarane må sjølve sjå til at slike dokument blir registert i ePhorte. Det er risiko for at slike dokument ikkje blir registert, og at saka såleis er kjent berre for sakshandsamar.

Eit sentralt kontrolltiltak ved handsaming av byggjesaker er bruken av sjekklister, rullering og sidemanns- og leiarkontroll ellar anna form for involvering av andre gjennom utformelle drøftingar og drøftingar i møter. Vinje har sjekkliste for byggjesakshandsaming, men den er enkel og grovmaska og lite egna. Kommunen har ikkje praksis for å rullere på handsaming av saker frå firma som jamleg sender inn byggjesøknadar. Byggjesakshandsamarane avgjer sjølve om dei vil involvere andre i sine saker, og skriv sjeldan referat frå slike drøftingar. Vanlegvis handsamar dei dei fleste sakene aleine.

Eit sentralt kontrolltiltak når det skal fattast vedtak er i byggjesaker, er eit tydeleg skil mellom den som handsamar og den som fattar vedtak. Dette blir sjeldan gjort i Vinje.

Samla sett meiner vi at dei automatiske kontrolltiltaka ved registrering, fordeling og handsaming av byggjesaker i ePhorte medverkar til å redusere risikoen for korrupsjon. Samstundes meiner vi at mangel på kontrolltiltak knytt til handsaming av saker og fastsetting av vedtak medverkar til å auke risikoen.

Tilsyn med byggjesaker

I 2015 blei det tilsett ein byggjesakshandsamar for å styrke tilsynsarbeidet.

Talet på byggjesaker der det er utført tilsyn har auka dei seinare åra.

Kommunen laga for fyrste gong ein tilsynsstrategi i 2015. Den blei rullert i 2016.

Kommunen laga for fyrste gong ein årsrapport for tilsynsarbeidet for 2016.

Tilrådingar

Vi meiner at kommunen bør:

  • sette i verk tiltak som medverkar vidare til å sikre forsvarleg handsaming i byggjesaker, til dømes:
    • sjå til at den mynde som byggjesakshandsamarane skal ha er delegert i tråd med kommunelova og delegasjonsreglementet,
    • dokumentere rettleiing i større grad,
    • ha sjekklister som er egna til å sikre at byggjesøknadar er fullstendige og at sakene blir tilstrekkeleg utgreidd,
  • sette i verk tiltak som medverkar til vidare reduksjon av risikoen for korrupsjon i handsaming av byggjesaker, til dømes:
    • gjennomføre risikoanalysar av byggjesakshandsaminga,
    • ha tiltak for å rullere på handsaming av saker frå firma som jamleg sender søknadar til kommunen,
    • ha tiltak for sidemanns- og leiarkontroll i handsaming og vedtaksfesting i byggjesaker,
    • dokumentere habilitetsvurderingar.

Rapporten blir handsama av kontrollutvalet 13. september 2017. Du kan lese rapporten her: TKR-rapport 734 017 Byggjesakshandsaming