Hjem Rapporter Rapporter 2017 Byggesaksbehandling i Larvik

Byggesaksbehandling i Larvik

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Larvik i sak 13/17 og 20/17. Bakgrunnen for bestillingen er at kontrollutvalget har mottatt flere henvendelser fra publikum om kommunens byggesaksbehandling.

Hva mener innbyggere som har fått søknader behandlet om kommunens byggesaksbehandling?

Flertallet av de som har svart mener at de blir behandlet med høflighet og respekt og de opplever også at de får nødvendig informasjon i vedtaket. De er mindre forhøyd med informasjon om behandling av egen sak, saksbehandlingstid og opplevd forutsigbarhet i saksbehandlingen. Undersøkelsen viser også at mange av de som har svart, opplever at saksbehandlerne generelt er lite tilgjengelige.

I hvilken grad har Larvik kommune tiltak for å sikre riktig behandling av byggesaker?

Kommunen har til en viss grad iverksatt tiltak for å sikre riktig behandling av byggesakene. Grunnlaget for myndighetsutøvelsen i byggesaker er i hovedsak i tråd med delegasjonsreglementet

Byggesaksjef har myndighet til å treffe vedtak i byggesaker, og har delegert denne myndigheten til saksbehandlerne. Myndigheten til de ansatte på tilsyn er ikke delegert skriftlig slik delegasjonsreglementet krever. Vi mener at det er behov for en tydeliggjøring av hva som ligger i delegering og arbeidsdeling knyttet til behandlingen av byggesaker.

Kommunen har flere tiltak for å ivareta kravene til veiledning og saksbehandlingsfrister. Vi kan nevne rutine for forhåndskonferanse, ny sjekkliste for søkere for å sikre at søknaden er fullstendig, annen informasjon på kommunens nettsider og et byggesaksregister. Vi har sett at kommunen ikke har god nok praksis for å sikre at mangler ved søknader sjekkes ut tidlig. Vi har sett at standardformuleringene i foreløpig svar dermed kan gi misvisende informasjon om saksforløpet. Kommunen sender ikke ut foreløpig svar i klagesaker.

Kommunen har et register som brukes for å følge opp at saksbehandlingsfristene overholdes. Men det krever ekstra manuelle registreringer, noe som gir en risiko for feil. Utfordringene kommunen har på kapasitet gir også risiko for at fristene ikke overholdes. Vi har sett at kommunen har fristoverskridelser både i behandling av søknader om byggetillatelser, klager og søknad om ferdigattest.

Saksbehandlerne har en sjekkliste som skal bidra til at sakene blir tilstrekkelig utredet. Våre undersøkelser viser at sjekklista brukes, men ikke i tilstrekkelig grad. Vi har også sett at det er svakheter i journal og dokumenthåndteringen i enkelte saker. Dette kan gi risiko for at sakene ikke er tilstrekkelig utredet. Kommunen gir i hovedsak tilstrekkelige begrunnelser for de vedtak som er fattet, men det er mangler i begrunnelsene i enkelte vedtak, både fra administrasjonen og planutvalget. Administrasjonen har internkontrolltiltak for sin saksbehandling, noe som reduserer risiko for feil når de følges opp. Disse tiltakene gjelder ikke for planutvalgets saksbehandling. Vi har sett av fylkesmannens klagebehandling at det i noen saker er svakheter i begrunnelsene fra planutvalget.

Kommunen skal gi ferdigattest når det foreligger nødvendig dokumentasjon på at tiltaket er gjennomført i samsvar med byggetillatelsen og erklæring om ferdigstillelse fra tiltakshaver eller ansvarlig søker. En ferdigattest er ikke en garanti for at byggearbeidet er utført uten feil og mangler i forhold til kontraktsforpliktelser. Kommunen skal kun sjekke at søker sender inn dokumentasjon på at det er bygget i tråd med tillatelse som er gitt. Kommunen har tiltak for å sikre dette arbeidet. Vi har imidlertid sett i to saker at kommunen ikke har fulgt opp mangler etter ferdigstillelse slik de selv har lagt opp til.

Kommunen har utarbeidet en tilsynsstrategi i tråd med gjeldende krav, men den er ikke fulgt opp så langt i år fordi mye av tilsynsressursene er brukt på oppfølging av innmeldte saker. Dette gir en risiko for at arbeidet med tilsyn blir for ad hoc preget og at en ikke sikrer et systematisk arbeid for å ivareta tilsynsplikten.

Kommunen lager ikke årlig rapport om tilsynsarbeidet.

Larvik kommune har ikke gjort systematiske risikovurderinger og ledelsesoppfølging av internkontrollen på byggesaksbehandling. Byggesak er i ferd med å ta i bruk kommunens nye kvalitetssystem, og oppdaterer og etablerer i den forbindelse nødvendige rutiner. Det fremstår som om det nye kvalitetssystemet kan bidra til at kommunen gjennomfører systematiske risikovurderinger i framtida, og til at internkontrollen følges opp av ledelsen.

I hvilken grad har Larvik kommune iverksatt korrupsjonsforebyggende tiltak for byggesaksbehandlingen?

Kommunen har ikke gjort noen analyse av risiko for korrupsjon knyttet til byggesaksbehandlingen, hverken på administrativt eller politisk nivå. Kommunen har imidlertid noen tiltak som kan redusere risiko for korrupsjon, og har på den måten til en viss grad iverksatt korrupsjonsforebyggende tiltak. Dette omfatter tiltak som bidrar til et godt kontrollmiljø, bl.a. arbeidet som gjøres med etikk og varsling. Kommunen bør imidlertid sikre at tiltakene for kommunestyremedlemmene også gjelder for alle medlemmene i planutvalget, og at planutvalget jobber systematisk med etiske spørsmål knyttet til saksfeltet.

Byggesak har tiltak rettet mot personalet. Vi mener at retningslinjene som regulerer ansattes mulighet for bierverv ikke er tydelige nok for å sikre at ansatte ikke har virksomhet som kan medføre inhabilitet eller risiko for korrupsjon. Kommunens tiltak knyttet til saksbehandlingen, som ordningen med godkjenning av vedtak, sporbarhet i saksbehandlingssystemet og det at saker stenges for videre registrering etter vedtak kan ha korrupsjonsforebyggende virkning.

Anbefalinger

Vi mener kommunen bør:

  • delegere myndighet på tilsyn skriftlig,
  • tydeliggjøre roller og ansvar i ordningen med godkjenning av vedtak, slik at ordningen bidrar til kvalitetssikring av saksbehandling og vedtak,
  • sikre en form for tidlig mottakskontroll av alle søknader og at det gis riktig informasjon om saksforløpet i foreløpig svar,
  • vurdere om det er behov for tiltak for å sikre tilstrekkelig saksutredning og begrunnelse i vedtak der planutvalget ikke følger innstillingen fra rådmann,
  • sikre et systematisk arbeid med tilsyn og utarbeide en årlig rapport fra tilsynsarbeidet,
  • sikre systematiske risikovurderinger, også av risiko for korrupsjon, og at ledelsen følger opp arbeidet med internkontroll,
  • sikre at alle medlemmene i planutvalget omfattes av de samme opplæringstiltak og rutiner knyttet til signering av etiske retningslinjer og registrering av verv i styrevervregisteret som medlemmer i kommunestyret, og
  • vurdere om arbeidsreglementets punkt om bierverv er tilstrekkelig.

709023 Byggesaksbehandling Larvik kommune