Hjem Nyheter fra TKR Journalføring og arkiv – Skien kommune

Journalføring og arkiv – Skien kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Skien 27.01.17, sak 4/17. Rapporten handler om følgende problemstilling:

I hvilken grad sikrer Skien kommune at dokumenter journalføres og håndteres i samsvar med gjeldende krav?

Vi har funnet at Skien kommune har en arkivplan som omtaler organisatorisk forankring, hva arkivet omfatter, rutiner og sikkerhetstiltak. Det er skriftliggjort hvordan planen skal oppdateres, men dette er ikke fulgt. Arkivplanen har noen mangler og bør revideres.

Kommunen har gjort tiltak som bidrar til at ansatte får kunnskap om journalføring og arkivering. Mange ansatte, og særlig innen Helse og velferd, opplever imidlertid at de ikke har nok kunnskap på området. Vi mener derfor at kommunen bør gjøre ytterligere grep for å sikre at ansatte har tilstrekkelig kunnskap. Kommunen bør vurdere om det skal etableres flere opplæringstiltak for ansatte.

Kommunens journalføring av dokumenter er mangelfull. Det er sannsynlig at mange dokumenter som skal journalføres og arkiveres ikke blir registrert i systemet og arkivert. Det innebærer at offentlighetens rett til innsyn kan bli svekket, og at viktig dokumentasjon for framtida kan gå tapt. Vi vurderer at risikoen for manglende journalføring og arkivering er størst for dokumenter som ikke håndteres av kommunens postmottak/arkivtjeneste.

Kommunen har etablert tiltak som er med på å sikre at arkiverte dokumenter er gjenfinnbare i P360, blant annet skriveregler for registrering av saks- og dokumenttitler i P360. Våre undersøkelser indikerer at skrivereglene brytes i stor grad.

Anbefalinger

Vi mener at kommunen bør:

  • revidere arkivplanen og gjøre tiltak som sikrer at arkivplanen regelmessig blir oppdatert,
  • treffe tiltak som sikrer at dokumenter i større grad blir registrert i saks- og arkivsystemet og at kommunens skriveregler blir brukt.

Rapporten behandles av kontrollutvalget i Skien 26. januar 2018.

 

Du kan lese hele rapporten her: TKR-rapport-arkiv og journal-Skien kommune