Hjem Nyheter fra TKR Offentlege anskaffingar – Seljord kommune

Offentlege anskaffingar – Seljord kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Seljord kommune i sak 16/16. Gjennomføringa vart utsett til andre halvår i 2017 på grunn av nytt regelverk om offentlege anskaffingar.

Vi har undersøkt følgjande problemstillingar:

  • I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at reglane om offentlige anskaffingar vert følgde?
  • I kva grad vert varer og tenester anskaffa i samsvar med reglane om offentlige anskaffingar?
  • I kva grad bruker kommunen rammeavtalene sine?

Vi har funne:

Kommunen har nokre tiltak for å sikre at reglane om offentlege anskaffingar vert følgde. Til dømes ligg det føre reglement for innkjøp og formelt ansvar for innkjøp er plassert.

Etter vår vurdering kunne kommunen likevel etablert fleire tiltak. Vi vil særleg peike på opplæringstiltak, praktisk informasjon og tilgang til rettleiingar, malar og sjekklister. Det kan også vere føremålstenleg å peike ut ein person som har særleg ansvar for innkjøpsarbeidet.

Større anskaffingar gjennomførd i 2017 som vi har undersøkt er delvis gjennomført i tråd med reglane om offentlige anskaffingar:

Det er gjennomført konkurransar i tråd med regelverket

Det blir i for liten grad nytta protokoll ved anskaffingar som kjem inn under regelverket.

Det er gjort ei større direkte anskaffing som vi meiner ikkje er i tråd med regelverket.

Kommunen gjer i stor grad innkjøp i tråd med dei rammeavtaler vi har undersøkt.

Ikkje alle rammeavtalane er optimale for det behovet kommunen har, og i enkelte høve fører det til at ein bryt avtalane.

Vi har ikkje undersøkt korleis kommunen sine rammeavtaler i si tid vart anskaffa. Men vi har sett at kommunen nyttar fleire rammeavtaler/ordningar som har vart lenger enn fire år. Hovudregelen er at ein rammeavtale ikkje kan vare lenger enn fire år før ny konkurranse.

Vi har også sett at kommunen ikkje har rammeavtale/ikkje har hatt konkurranse på fleire varetypar/varegrupper der kommunen gjer innkjøp med ein samla verdi på over kr 100 000 i løpet av eit år

Tilrådingar

Vi meiner at kommunen bør:

  • sette i verk tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon og verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet.
  • sikre at det blir ført protokoll for alle anskaffingar med verdi på kr 1 100 000 og oppover.
  • vurdere å inngå rammeavtalar der kommunen gjer jamlege innkjøp av ein vare eller teneste som overstig kr 100 000 i løpet av året.
  • sørge for at rammeavtalar som er eldre enn fire år blir fornya/konkurranse-utsett i tråd med regelverket.

Rapporten blir handsama av kontrollutvalget 7. mars 2018.

Du kan lese rapporten her: TKR-rapport Offentlege anskaffingar – Seljord kommune