Hjem Nyheter fra TKR Arkiv og journal – Porsgrunn kommune

Arkiv og journal – Porsgrunn kommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Porsgrunn i sak 10/16.

Rapporten handler om følgende problemstilling:

I hvilken grad sikrer Porsgrunn kommune at dokumenter journalføres og arkiveres i samsvar med gjeldende krav?

Fakta er i hovedsak innhentet gjennom intervjuer, dokumentgjennomgang og en spørreundersøkelse blant brukere av kommunens saksbehandlingssystem, P360. I tillegg har vi undersøkt om utgående post blir journalført. Dette er gjort ved å ta utgangspunkt i hva som staten har mottatt av dokumenter fra Porsgrunn kommune. Vi har da undersøkt om de samme dokumentene er journalført som utgående post i Porsgrunn kommune.

Porsgrunn kommune har et fullelektronisk saks- og arkivsystem og en sentralisert arkivtjeneste. Arkivtjenesten har rapporteringsverktøy og arenaer som bidrar til at mangler, feil eller svakheter kan bli fanget opp og rapportert til rådmann.

Porsgrunn kommune har en arkivplan, men planen mangler informasjon om når det sist er oppdatert. Arkivplanen har noen mangler og bør revideres.

Kommunen har to sett med rutiner med noe ulik beskrivelse av praksis. Kommunen bør vurdere å samordne og tydeliggjøre rangeringen av de to rutinebeskrivelsene.

Saksbehandlere på Dokumentforvaltning og arkiv journalfører inngående og utgående post som går gjennom postmottak. Dette reduserer risikoen for mangelfull registrering av arkivverdige dokumenter. Post som går direkte til og fra saksbehandleres e-postkonto vurderes av saksbehandler i hvert tilfelle. Det er da kritisk avgjørende at saksbehandlere har tilstrekkelig kunnskap om kravene til arkivverdighet.

Kommunen har gjort tiltak som bidrar til at ansatte får kunnskap om journalføring og arkivering. Mange ansatte, og særlig innen Helse og omsorg, opplever at de ikke har tilstrekkelig kunnskap på saksområdet. Omtrent halvparten av de ansatte mener at de har fått lite opplæring i hva som er arkivverdig materiale og omtrent en tredjedel er usikre på hvordan man registrerer journalposter. Vi mener derfor at kommunen bør gjøre ytterligere grep for å sikre at ansatte har tilstrekkelig kunnskap.

Vår stikkprøvekontroll viser at ett av tre arkivverdige dokument ikke ble journalført. Vi mener at kommunen har et forbedringspotensial og bør gjøre grep som sikrer at alle arkivverdige dokumenter blir journalført. Mange ansatte rapporterer at de av og til ikke journalfører fordi det er tidkrevende eller at de glemmer det. En del oppgir også at de velger å lagre på egen PC i stedet for i P360. Ansatte i Helse og omsorg er de som i størst grad medgir at de har denne praksisen. Dokumenter som ikke arkiveres er i utgangspunktet tapt informasjon, og det er uheldig at slik praksis er så utbredt i organisasjonen som spørreundersøkelsen indikerer. Vi har gjort tilsvarende undersøkelser i andre kommuner og Porsgrunn kommer noe bedre ut enn disse.

Porsgrunn kommune journalfører arkivverdige dokumenter innen rimelig tid og har etablert et system som burde gjøre det enkelt å finne tilbake til dokumenter som allerede er arkivert. Svar fra spørreundersøkelsen tyder på at mange likevel har problemer med å finne igjen dokumenter i P360. Vi har lite informasjon om årsakene til dette.

Porsgrunn kommune er i dialog med innbyggerne både gjennom SMS og i ulike sosiale medier. I følge administrasjonen inneholder lite av denne korrespondansen journal- og arkivverdig materiale. Vi vurderer at kommunen har etablert rutiner og en tilfredsstillende praksis når slik korrespondanse blir fanget opp av Servicesenteret. I de tilfeller hvor slik informasjon går direkte til og fra saksbehandler tyder svarene fra spørreundersøkelsen på at en del dokumentasjon ikke blir registrert i P360.

 

Anbefalinger

Vi anbefaler at kommunen bør:

  • revidere og oppdatere arkivplan,
  • iverksette opplæringstiltak som sikrer at ansatte får tilstrekkelig kunnskap om journal- og arkivføring og
  • treffe tiltak som sikrer at dokumenter i større grad blir registrert i saks- og arkivsystemet.

Rapporten er til behandling i kontrollutvalget 6. mars 2018

 

Du kan lese rapporten her: TKR-rapport – arkiv og journal – Porsgrunn kommune