Hjem Nyheter fra TKR Saksutgreiing – Nissedal

Saksutgreiing – Nissedal

Bestilling og bakgrunn

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Nissedal etter oppmoding frå kommunestyret etter sak om auka løyving til utbygging av småskulen ved Tveit. Revisjonen skulle sjå på administrasjonen sine arbeidsprosessar og sakshandsaminga knytt til skulesaka. Kontrollutvalet vedtok at forvaltningsrevisjonen også skulle omfatte saksutgreiing meir generelt.

 

Tiltak for å sikre at saker til kommunestyret er forsvarleg utgreidde

  • I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at saker til kommunestyret er forsvarleg utgreidde, særleg med omsyn til økonomiske konsekvensar, og i kva grad har desse tiltaka blitt følgde?

Vi har funne at kommunen har nokre tiltak for å sikre forsvarleg utgreiing av saker, men desse er ikkje tilstrekkelege for å sikre at sakene blir forsvarleg utgreidde. Kommunen sin mal for saksframstilling sikrar ikkje aleine at utgreiingane er dekkande, og saksgjennomgangen syner at nokre saksframlegg manglar informasjon som vanlegvis er naudsynte for at politikarane kan treffe rett vedtak ut frå eigen politisk ståstad.

Dei tiltaka kommunen har for forsvarleg saksutgreiing har berre til ei viss grad blitt følgde. Tiltaka i økonomireglementet er ikkje følgde opp godt nok. Økonomiske konsekvensar av driftssakene er godt nok utgreidd, men ikkje i investeringssakene.

Tiltak for å sikre at politiske vedtak blir sett i verk

  • I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at politiske vedtak blir sett i verk og i kva grad har vedtaka om ny småskule ved Tveit blitt sett i verk?

Kommunen har eit system for å sikre iverksetting av politiske vedtak. Ansvar for gjennomføring av vedtak er plassert i organisasjonen, og det blir rapportert gjennom tertialrapporteringa og rådmannens gjennomgang av handlingsprogram og planstrategi med einingsleiarane. Kommunen har ikkje eit system for å sikre rapportering på vedtak som kjem utanom budsjett, handlingsprogram og planstrategi.

Fleire av vedtaka som gjeld ny småskule ved Tveit er sett i verk, men administrasjonen har gått utover sitt mandat ved å lyse ut og signere kontrakt som det ikkje var budsjettdekning for.

Styring av investeringsprosjekt

  • Har kommunen tilfredsstillande rutinar for styring av investeringsprosjekt?
  • Korleis er bygging av ny småskule ved Tveit blitt følgd opp?

Kommunen har lite rutinar for styring av investeringsprosjekt. Etter vår vurdering har ikkje kommunen rutinar som er eigna til å sikre god nok styring av investeringsprosjekt.

Sjølve utbygginga av ny småskule ved Tveit er følgd opp av prosjektleiar i tett dialog med brukarane av bygget. Utfordringane i dette investeringsprosjektet var primært knytt til saksutgreiinga og fastsetting av økonomisk ramme, samt manglande rapportering før inngåing av kontrakt.

 

Tilrådingar

Vi meiner at Nissedal kommune bør:

  • vurdere fleire tiltak for å sikre forsvarleg utgreiing og rapportering av politiske saker, f.eks. retningsliner, malar/sjekklister og opplæring,
  • sikre at prosjekterings- og byggenemnda er i tråd med kommunelova kapittel 6 og at den blir forankra i kommunens reglement, i samsvar med ynskt rolle og formål,
  • etablere rutinar/retningsliner knytt til planlegging og gjennomføring og rapportering av investeringsprosjekt,
  • sikre rapportering på gjennomføring av alle vedtak og rapportering utanom tertialrapporteringa i investeringsprosjekt, der det er naudsynt.

Rapporten blir handsama av kontrollutvalet 23. april 2018.

 

Du kan lese rapporten her: TKR-rapport saksutgreiing Nissedal kommune