Hjem Nyheter fra TKR Journalføring og innsyn – Telemark fylkeskommune

Journalføring og innsyn – Telemark fylkeskommune

Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune i sak 25/17.

Vi har undersøkt følgende problemstillinger:

  • I hvilken grad sikrer fylkeskommune at dokumenter journalføres og håndteres i samsvar med gjeldende krav?
  • I hvilken grad har Telemark fylkeskommune tiltak som sikrer en lovlig saksbehandling av innsynsbegjæringer?

 

Om journalføring

Fylkeskommunen sikrer i stor grad at dokumenter journalføres og håndteres i samsvar med gjeldende krav. Sentralt arkiv journalfører inngående og utgående post som går gjennom postmottak. Dette reduserer risikoen for mangelfull registrering av arkivverdige dokumenter. Post som går direkte til og fra saksbehandleres e-postkonto vurderes av saksbehandler i hvert tilfelle. Vår undersøkelse tyder på at ansattes kompetanse om arkivering og journalføring er for svak.

Vi mener fylkeskommunen bør gjøre ytterligere grep som sikrer at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om arkivering og journalføring.

Vår stikkprøvekontroll viser at ett av fire dokument som fylkeskommunen sendte til staten ikke ble journalført. Fylkeskommunen har etter vår vurdering et forbedringspotensial og bør gjøre grep som sikrer at flere dokumenter blir journalført.

Svarenei undersøkelsen indikerer at det er behov for å iverksette tiltak for å bedre kulturen for journalføring og arkivering.

Fylkeskommunen har etablert tiltak som er med på å sikre at arkiverte dokumenter er gjenfinnbare i P360, herunder skriveregler som skal gjøres det enklere å finne igjen dokumenter.

 

Om saksbehandling av innsynsbegjæringer

Vi har funnet at fylkeskommunen har iverksatt tiltak som bidrar til at allmenheten kan få innsyn i fylkeskommunens saksdokumenter.

For at innsynsretten skal være reell, er det helt avgjørende at dokumenter journalføres i samsvar med regelverket. Det er derfor urovekkende at enkelte svargivere opplyser at de avventer eller lar være å registrere dokumenter i P360 for å hindre innsyn.

Fylkeskommunen bør gjennom rutiner og praksis sikre at de alltid gir informasjon om klageadgang på avslag om innsyn.

Anbefalinger

Vi mener at fylkeskommunen bør

  • oppdatere arkivplan,
  • iverksette tiltak som sikrer at ansatte får tilstrekkelig kunnskap om journal- og arkivføring,
  • treffe tiltak som sikrer at dokumenter i større grad blir registrert i saks- og arkivsystemet,
  • sikre at det alltid opplyses om klageadgang når de gir avslag på innsyn og
  • sikre at ingen ansatte bevisst holder tilbake dokumenter fra offentligheten.

 

Rapporten er datert 28. mai 2018, og behandles av kontrollutvalget 7. juni 2018.

Du kan lese hele rapporten her: TKR-rapport – Journalføring og innsyn – Telemark fylkeskommune